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Der schnelle und umfassende Daten-Auskunftsbericht nach GDPR

Vom 25. Mai 2018 an gilt verbindlich in allen EU-Mitgliedsstaaten die General Data Protection Regulation (GDPR) – zu Deutsch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Verordnung der Europäischen Union regelt das Datenschutzrecht – also den Umgang von privaten Unternehmen und öffentlichen Stellen mit personenbezogenen Daten – einheitlich europaweit. Sie gilt für alle Unternehmen innerhalb der EU, aber auch für außerhalb der EU ansässige Firmen, die eine Niederlassung in der EU haben oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Ein Fokus der GDPR liegt auf der Stärkung der Betroffenenrechte. So ist eine der wichtigsten Neuerungen ein erweitertes Auskunftsrecht, das betroffenen Personen das Recht auf umfangreiche Auskunft über ihre Daten einräumt. Unternehmen sind also künftig dazu verpflichtet, auf Antrag verarbeitete personenbezogene Daten offenzulegen. Hat der Betroffene die Daten selbst zur Verfügung gestellt, gilt darüber hinaus die Portabilitätsverpflichtung. Unternehmen müssen die Daten dann in einem gängigen elektronischen Format wieder bereitstellen und ggf. auf Wunsch sogar direkt an Dritte übermitteln.

Das Auskunftsersuchen muss ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb eines Monats beantwortet werden. Wird der Auskunftspflicht nicht nachgekommen, drohen empfindliche Strafen. Die GDPR sieht bei Verstößen gegen den Datenschutz wesentlich höhere Bußgelder vor als das Bundesdatenschutzgesetz.

Konkret bedeutet dies, dass Sie ab Mai 2018 in der Lage sein müssen, alle in Ihrem ERP-System gespeicherten personenbezogenen Daten ad hoc zu identifizieren und auszulesen. Egal ob Kunde, Lieferant, aktueller oder ehemaliger Mitarbeiter – jede Person, deren personenbezogen Daten Sie verarbeiten, kann von Ihnen einen Bericht über diese verlangen. Und das ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, denn die Daten sind über hunderte Tabellen im System verteilt.

Automatisierter Report personenbezogener Daten aus Dynamics AX

Um Sie hier zu entlasten, hat Sven Mahn IT das SMIT GDPR ReportKit for Microsoft Dynamics AX entwickelt. Mit dem SMIT GDPR ReportKit und der Dynamics-Office-Integration Atlas automatisieren Sie die Abfragen sowie die Berichtserstellung.

Das SMIT GDPR ReportKit ist eine Sammlung von Atlas-Templates, die alle relevanten personenbezogenen Daten über die verschiedenen Dynamics-AX-Tabellen abfragen. Getrennt nach den jeweiligen Rollen werden alle wesentlichen Tabellen des Dynamics-AX-Standardsystems durchsucht und die Daten werden nach Microsoft Excel exportiert. Anschließend wird ein Bericht im PDF-Format generiert, den Sie direkt an den Antragsteller übersenden können. Der Bericht weist neben den Daten auch die Datenkategorien aus, über die Sie im Rahmen der Auskunftspflicht ebenfalls informieren müssen.

Das SMIT GDPR ReportKit ist schnell und einfach zu nutzen. Es sind weder Systemwissen noch Installations- oder Schulungsaufwand vonnöten. Und wenn Sie in Ihrem angepassten Dynamics-AX-System in eigenen Tabellen zusätzliche personenbezogene Daten erheben, können die Templates ganz unkompliziert erweitert werden. Dafür ist lediglich grundlegendes Atlas-Know-how nötig. Gerne unterstützen wir Sie aber auch bei Anpassungen der Templates oder weitergehendem Beratungsbedarf.

Über die Erfüllung der Auskunftsplicht über die personenbezogenen Daten hinaus bietet Ihnen das SMIT GDPR ReportKit eine wertvolle Unterstützung Ihres Datenschutzbeauftragten. Denn Sie sind betroffenen Personen gegenüber laut GDPR zusätzlich auch zur Auskunft über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, wie beispielsweise Herkunft der Daten, Verarbeitungszweck, bisherige und künftige Empfänger, Speicherdauer und Löschungsfristen, verpflichtet. Das SMIT GDPR ReportKit verschafft dem Datenschutzbeauftragten einen schnellen Überblick über alle erfassten sensiblen Daten und bietet ihm so eine ideale Grundlage für die Zusammenstellung dieser weitergehenden Informationen

Das SMIT GDPR ReportKit bietet Ihnen

  • Sammlung von Atlas-Templates für Microsoft Dynamics AX 2012
  • Schneller und umfassender Report personenbezogener Daten
  • Erfüllung der Pflicht zur Auskunft über personenbezogene Daten
  • Erfüllung der Portabilitätsverpflichtung
  • Unterstützung des Datenschutzbeauftragten

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Sven Mahntext