Dynamics Views
Einblicke, Meinungen und News rund um Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management sowie Dynamics AX
Aufschlüsselung von Adressen in Dynamics
Das Problem
Mit den Standardeinstellungen von Dynamics AX und Dynamics 365 for Finance and Operations werden die Ländernamen im verkürzten Format ISO 3166 ALPHA-3 angezeigt, wie etwa „USA“ für Vereinigte Staaten, „DEU“ für Deutschland usw. Obwohl sinnvoll für Amerika, kann dies zur Probleme bei der postalischen Zustellung von Rechnungen und weiteren extern eingerichteten Geschäftsdokumenten (Angebot, Mahnung usw.) führen.
Teil einer qualitativ hochwertigen Dynamics-Implementierung ist, dieses Defizit zu lösen. Ich zeige Ihnen nachfolgend, wie Sie hier vorgehen sollten.
Die Lösung
Das Kernkonzept hier ist das Adressenformat. Die Adresse ist eine dynamisch generierte Zusammensetzung von mehreren Feldern in der Tabelle LogisticsPostalAddress (üblicherweise Straße, PLZ, Ort und Land) und der Aufbau wird vom Adressenformat gesteuert. Jedes Land trägt ein Adressenformat und die Einstellung, wie die Adresse aufgebaut ist, wird im Adressenformat definiert.
Adressenformate sind zu finden unter dem Pfad Organisationsverwaltung > Globales Adressbuch > Adressen > Adresseneinstellungen
Die Einzelschritte zur Lösung sind die folgenden:
- Herausfinden, welche Länder für Ihr Unternehmen relevant sind
- Herausfinden, welche Adressenformate somit betroffen sind
- Die betroffenen Adressenformate neu konfigurieren
- Die Adressen aktualisieren
- Änderungen kontrollieren
Die Detailschritte
1. Herausfinden, welche Länder für Ihr Unternehmen relevant sind
Eine mögliche Lösung ist, das gesamte globale Adressbuch pivotieren, um eine ausführliche Länderliste zu erzeugen. Dazu navigieren Sie auf Allgemeines > Allgemeines > Globales Adressbuch.
Länder können aus den Ergebnissen ausgeschlossen werden:
Ergebnis:
Das Icon In Microsoft Office öffnen anklicken
Und nach Excel exportieren
Als Ergebnis haben wir die Adressen nun in Excel:
Aus der Tabelle kann eine Pivot-Tabelle generiert werden. Mit Land/Region in Zeilen haben wir nun eine ausführliche Liste. (Alternativ könnte man die Duplikate eliminieren-Funktionalität verwenden.)
2. Herausfinden, welche Adressenformate somit betroffen sind
Vorbedingung 1: Office-Add-In
In diesem Kapitel wird davon ausgegangen, dass der Anwender das Office Add-In für Dynamics aus dem Office Store heruntergeladen hat. Das Add-In ist von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt.
Vorbedingung 2: Datenkonnektor in Dynamics registriert
Um den Datenkonnektor zu aktivieren, muss in Dynamics das Applet registriert sein. Pfad: Systemverwaltung > Einstellungen > Office-App-Parameter
Navigieren Sie sich auf Organisationsverwaltung > Globales Adressbuch > Adressen > Adresseneinstellungen, und dort in den Tab Land/Region.
Klicken Sie auf dem Office-Icon und wählen Sie die Option IN EXCEL ÖFFNEN > Land/Regionen (ungefiltert).
Die Daten werden, nach dem Klicken auf Bearbeitung aktivieren, aus Dynamics per Entitäten gezogen. Wir haben nun ein Mapping von Land und Adressenformat.
Die Liste von betroffenen Ländern kann nun mit SVERWEIS um das Adressenformat ergänzt werden. Es ist bei SVERWEIS sinnvoll, die Suchmatrix (sprich die Originaltabelle) zu benennen im Sinne von „Namen“ in Excel. Somit kann in dem SVERWEIS-Formel auf den Namen (statt Zellenbereich) referenziert werden. In dem Beispielbild ist die Tabelle als „Mydata“ benannt.
Nach dem Eliminieren der Duplikate haben wir in unserem Beispiel zehn Adressenformate, die zu berücksichtigen sind:
Sortieren nach dem Format ist sinnvoll, weil die Formate in Dynamics alphabetisch aufgelistet sind.
3. Die betroffenen Adressenformate neu konfigurieren
Navigieren Sie in das Formular Adresseneinstellungen (Allgemeines > Allgemeines > Globales Adressbuch). Öffnen Sie den Tab Adressformat, wählen Sie das erste betroffene Format (im Beispiel ist es das „0002“) aus, wählen Sie die Komponente Land/Region aus und aktivieren Sie das Feld Erweitern; wiederholen Sie die gleiche Änderung für alle betroffenen Adressenformate.
4. Die Adressen aktualisieren
Die Adressen werden durch den Button Adressen aktualisieren aktualisiert. Der Vorgang kann als Batch ausgeführt sein, aber mit den Datenmengen von einer Contoso-Umgebung ist dies nicht notwendig; die Aktualisierung dauert nur einige Sekunden.
5. Änderungen kontrollieren
Somit sollten Adressen im System mit einem aufgeschlüsselten Ländernamen angezeigt werden:
In den nachträglich ausgedruckten Dokumenten werden die aktuell geltenden Adresseneinstellungen angewendet.
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