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Get fit – stay fit

Von | Dynamics 365 for Finance and Operations, Implementierung

Get fit – stay fit„Once you stop learning, you start dying“ soll Albert Einstein mal gesagt haben. Die Förderung der Fähigkeiten von Mitarbeitern und die Aufrechterhaltung einer effizienten Ausbildung am Arbeitsplatz sind für alle Unternehmen und Organisationen unerlässlich. Gerade in der heutigen Zeit, wo die Innovationszyklen von Technologien so kurz und die neuen Möglichkeiten so enorm sind, ist eine wichtige Fragestellung in fast jedem Unternehmen: Wie mache ich die Mitarbeiter fit für neue Prozesse und Technologien?

Hier bieten sich neue digitale Lernformen an. So haben schon meine Jungs den Mathestoff lieber mithilfe von YouTube-Videos gepaukt, als sich die Bücher anzusehen. Und mal ehrlich: Wer liest heute schon noch die Bedienungsanleitungen durch, die es für die verschiedenen Geräte im allgemeinen Leben so gibt. Ich habe mir vor kurzem eine neue Kamera gekauft, aber die 130 Seiten Bedienungsanleitung habe ich bis heute nicht vollständig gelesen. Dabei ist eine Kamera vom Funktionsumfang noch sehr überschaubar im Vergleich zu dem Funktionsumfang eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.

Wie also soll sich ein Unternehmen für diese Herausforderung aufstellen? Learning by Doing ist da eine alte Weisheit und die Mitarbeiter müssen ja auch nur wissen, wie sie die Prozesse nutzen, die für sie wichtig sind. Aber die Prozesse des ERP-Systems sind ja oft auch noch für das Unternehmen speziell angepasst. Also gibt es hierzu in der Regel keine Standard-Schulungsunterlagen. Wie sollen die neuen unternehmensspezifischen Prozesse des neuen Systems dann vermittelt werden?

Früher haben Unternehmen wegen dieser Herausforderung die Systeme gerne möglichst lange im gleichen Zustand gehalten. Im Gegensatz zu früher ändern sich Cloud-basierte Applikationen heute durch die Softwareupdates der Hersteller automatisch. So hat Microsoft angekündigt, alle sechs Monate die Dynamics-365-Apps mit neuen Funktionen zu erweitern und zu verbessern. Wie können Sie die Mitarbeiter darauf permanent ausbilden? Schwimmen lernt man ja nur im Wasser. Wie lerne ich also ERP?

Diese Fragen waren der Auslöser für uns, das SMIT GetFitKit for Microsoft Dynamics zu entwickeln. Dieses rollengerechte Trainings- und Zertifizierungssystem bietet die Technologie, Verwaltung und Werkzeuge, die Ihre Mitarbeiter für die optimale Nutzung Ihres Dynamics-365-Systems fit macht.

Sven Mahn ergänzt:

Wenn ich Wolfgang in Puncto Kamera einen Tipp geben dürfte, würde ich ihm sagen: Lese die Funktionen für die Knöpfe, überlege dir die Komposition des Bildes und mache Fotos – hunderte von Fotos. Übe, übe und nochmals übe. Nur so kann man Wissen in Prozessen – sei es Fotografie, sei es das ERP-System vertiefen und nachts um drei aus dem Schlaf abrufen.

Das Verinnerlichen des Prozesses ist die Grundlage, ein Abfragen der Prozesskenntnis in Zusammenhang mit Dynamics 365 die erste Stufe. Erst wenn ich die Knöpfe kenne, die ich drücken darf zu gegebener Zeit, ergibt sich ein vollständiges und gutes (Prozess-)Bild. Beim SMIT GetFitKit setzen wir hier auf Standardfunktionalität in Dynamics 365, das Fragebogenmodul, welches schon seit der Version 3.0 von Axapta vorhanden ist. Wurde dieses Modul kaum bis selten im produktiven Einsatz gesehen, so wird es im Rahmen des SMIT GetFitKits als Theorieprüfungsmaschinerie verwendet. Des Weiteren werden beim SMIT GetFitKit die Prozesse mithilfe von Lernvideos geschult.

Wer jetzt die Prozesse kennt, darf üben – und zwar am System. Ein Sandboxsystem, in dem nichts kaputtgehen kann, vergleichbar mit einer 64 GB Speicherkarte in der von Wolfgang beschriebenen Digitalkamera (im Vergleich zur seiner vorherigen Analogkamera). Schieße Bilder so oft, so lange und so viel du möchtest und verinnerliche den Prozess in Dynamics. Bist du der Meinung, dass du den Prozess beherrschst, dann unterziehe dich einer Prüfung. Das System prüft die direkten Eingaben und gibt am Ende Feedback über Erfolg oder Misserfolg … Digitaler als bei der Betrachtung vermeintlich guter Fotografien, wenngleich es hier auch technische Regeln zur Einhaltung gibt; im Vergleich hierzu sollte die künstlerische Freiheit im Prozess unter Verwendung von Dynamics 365 etwas eingeschränkter sein.

Einmal erfolgreich Theorie und Praxis bestanden, darf man das Produktivsystem mit seinen Eingaben bedienen – diese Funktion ist parametrisierbar, kann aber in wichtigen Bereichen wie validiertes Umfeld (GXP, GXD etc.) sehr wirksam sein.

In diesem Sinne: Üben, üben, üben … dann wird man fit.

Get fit – stay fit

User Group Summit

Wer auf dem Dynamics User Group Summit in Amsterdam ist, kann sich das SMIT GetFitKit dort live ansehen (Stand H11).

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Sven Mahn IT bloggt

Dynamics Views ist der Blog von Sven Mahn IT. Die Mitglieder unseres Führungsteams sowie einige unserer erfahrenen Berater und Entwickler möchten hier ihre Einblicke, Erkenntnisse und Meinungen rund um Microsoft Dynamics AX und Dynamics 365 for Finance and Operations mit Ihnen teilen. Außerdem berichten sie über spannende Neuigkeiten.

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