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Go-live-Planung im TFS – Wie geht das?
Erfahrungen mit dem Team Foundation Server (TFS) als Planungstool für einen Go-live mit Microsoft Dynamics AX
Der TFS ist Microsofts ALM-Plattform, mit der Softwareprojekte kollaborativ geplant, erstellt und verwaltet werden können. Mit der Version 2019 wurde das Tool in Azure DevOps Server umbenannt. Die Cloudversion Visual Studio Team Services (VSTS) heißt seit Ende 2018 Azure DevOps Services. In diesem Projekt haben wir mit dem TFS gearbeitet – unsere Erfahrungen sind aber auch auf Azure DevOps übertragbar.
Kurz zusammengefasst:
- Der TFS bietet die Umgebung an, in der die Anforderungen, die Entwicklungen, das Testen und die Datenmigration eines Dynamics-AX-Systems miteinander verbunden und gesteuert werden.
- Eine Go-live-Planung im TFS bietet den Vorteil, dass die Betroffenen und Nutzer des TFS das Tool kennen und sich nicht noch in MS Project einarbeiten müssen.
- Der TFS bietet den Vorteil, dass die Planungsschritte für alle aktuell sind und jeder seine eigenen Aufgaben filtern kann. Dies erleichtert dem einzelnen Nutzer „seine Aufgaben“ in der Vielzahl der Aufgaben zu erkennen und in einen Zusammenhang mit den Aufgaben anderer zu bringen.
- Der für die Wirtschaftsprüfer und Auditoren notwendigen Dokumentation aller Schritte ist mit dem TFS hinreichend nachgekommen, da jegliche Änderungen an Aufgaben und Arbeitsobjekten historisiert werden.
In einem kürzlich erfolgreich abgeschlossenen ERP-Projekt haben wir mit dem Kunden ein altes ERP-System durch Dynamics AX ersetzt. Diesmal haben wir dabei nicht MS Project oder Excel-Tabellen als Go-live-Planungstool genutzt, sondern haben den TFS verwendet.
Die Hauptargumente waren dabei, dass wir mit dem TFS bereits das gesamte Dynamics-AX-Projekt verwaltet haben. Somit waren sämtliche Anforderungen, Anpassungen und Entwicklungen, das Testen und die Datenmigration bereits im TFS dokumentiert. Im Prinzip ist der TFS ja nicht für diese Zwecke gebaut, aber dennoch konnten wir damit gute (und nicht so gute) Erfahrungen machen. Am Ende hat es damit geklappt.
Warum aber den TFS als Tool und warum nicht ein Projektmanagement-Tool?
- Sämtliche Entwicklungen und Modifikationen werden typischerweise im TFS dokumentiert. Also arbeiten alle Berater und Entwickler damit.
- Diese Modifikationen werden dann von den Testern und späteren Nutzern des Unternehmens ja auch bereits im TFS geprüft.
- Somit arbeiten schon alle Projektteammitglieder des Kernteams und des Testteams mit dem TFS. Es braucht also keine extra Schulung für die Nutzung des Tools.
- Der TFS hat uns die Möglichkeit geboten, ihn als zentrales Tool überall (wo nötig) verfügbar zu machen und damit zu vermeiden, dass wir verschiedene Kopien von Excel-Tabellen oder sonstigen Listen verwalten mussten.
Die Notwendigkeit und den Nutzen einer akkuraten Go-live-Planung bei dem Übergang von ERP-Systemen ist jedem klar, der bereits eine Migration von Business Applikationen miterlebt hat. Die Go-live-Planung ist wie eine Simulation, in der verschiedene Aspekte des Ablaufs von verschiedenen Systemen und Beteiligten durchgeplant, nochmal überdacht, erneuert und schließlich mit allen Ressourcen abgestimmt, finalisiert wird. Und wie bei fast jedem Plan läuft es dann doch anders …
Wir nutzten eine Struktur, in der wir die Vorbereitung, den Go-live und die Nachbereitung in Epics aufteilten. Die Struktur der Aufgaben in Epic à Feature à User Stories à Tasks ist gut vorab zu planen, da dies wesentlich dazu beiträgt, dass jeder seine Aufgaben in Zusammenhang mit den anderen Aufgaben wiederfindet und den Gesamtzusammenhang versteht. Je besser diese Struktur im Vorfeld überlegt wird, desto besser die Orientierung.
Für externe Nutzer, die keinen Zugriff auf den TFS hatten, wurde mit dem „Team Foundation Add-in“ auf einfache Weise eine Kopie der Aufgaben als Excel-Tabelle bereitgestellt. Dieses Team Foundation Add-in für Excel bietet die Möglichkeit, einen Ausschnitt von Inhalten des TFS über Queries zu selektieren und in Excel zu synchronisieren[1]. Eine fantastische Möglichkeit, um dann in Excel schnell viele Änderungen durchzuführen und wieder zurückzuspielen. Allerdings mit der Gefahr, dass es auch schnell mal zu unbeabsichtigten Veränderungen und Löschungen führen kann.
Wir nutzten diese Excel-Tabellen insbesondere für Projektbeteiligte, die keinen direkten Zugang zum TFS hatten, und ermöglichten über die Filterfunktion schnell einen Überblick über Zusammenhänge. Damit hatte jeder für seinen Verantwortungsbereich einen klaren Plan, ohne dass er den Gesamtplan wissen musste.
In einem Go-live passiert vieles anders als gedacht. Daher ist eine gute Planung wichtig für den Erfolg, denn nur wer mit Schwierigkeiten planvoll umgehen kann, weil diese vorher bedacht wurden, kann am besten reagieren.
Es hat sich als praktikabel erwiesen, die Go-live-Phasen in drei Epics zu gliedern, wobei die Datenmigration in allen drei Phasen integriert war:
- Die Go-live-Vorbereitung
- Das Go-live-Event
- Die Nachbereitung des Go-lives
Die Vorbereitungsphase ist vom Aufwand und von der Dauer her die längste Phase. Hier werden alle wichtigen Aktivitäten des Übergangs vom alten in das neue System überlegt und abgestimmt.
- Die Betrachtung der Prozesse und der Datenflüsse sind für die Go-live-Planung maßgeblich bestimmend dafür, in welchem Ablauf die umliegenden Systeme von dem alten System abgeklemmt und an das neue System verbunden werden.
- Die Planung der verfügbaren Ressourcen (Systeme, Datenverbindungen, Mitarbeiter, Datenmigration, Zeiten) und der Abhängigkeiten zwischen allen diesen Ressourcen ist gründlich zu durchdenken und immer wieder kritisch zu hinterfragen.
- Mit jedem Meeting, in dem wir den Go-live-Plan besprachen, kamen neue Hinweise und Überlegungen. Es war eine ständige Verbesserung im Fluss.
Der eigentliche Go-live-Event wird zeitlich immer möglichst kurz gewünscht und ist von der Belastung des Teams das intensivste Ereignis. Die Nachbereitung des Go-lives mit all den Aufräumarbeiten und Nachbereitungen ist das andauerndste, weil es eigentlich kein Ende nimmt.
Etwas, das sich im TFS nicht so gut verwalten ließ, ist die Vorgänger- und Nachfolgerabhängigkeit von Aufgaben. Da eignet sich MS Project besser. Die mögliche Synchronisierung zu MS Project haben wir aber nicht genutzt, da es uns einmal die TFS-Aufgaben durcheinanderbrachte. Wir lösten die Vorgänger-Nachfolger-Darstellung pragmatisch über Tags.
Das wohl WICHTIGSTE an der Go-live-Planung ist, einen Ablauf zu orchestrieren, der am Go-live-Event abgestimmt durchgeführt werden kann. Probleme sind nicht zu vermeiden, aber die Auswirkung kann über gute Planung minimiert werden. Mit den Checklisten kann sehr gut sichergestellt werden, dass alles durchgeführt und nichts vergessen wird.
Und am Ende sind es dann doch die Menschen, die an einem Strang in die gleiche Richtung ziehen, die den Erfolg möglich machen. Auch diesmal war es das Team, das erfolgreich war. Der Go-live-Plan war nur ein kleiner Teil davon …
[1] Siehe Bulk add or modify work items with Excel https://docs.microsoft.com/en-us/azure/devops/boards/backlogs/office/bulk-add-modify-work-items-excel?view=azure-devops-2019
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