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Wie spielt es zusammen? – Dokumentation der Verzahnung von Geschäftsprozessen und Dynamics-System

Von | Aus der Praxis, Dynamics 365 for Finance and Operations / Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management, Dynamics AX, ERP allgemein, Implementierung

ERP-Systeme sind die Abbildung vieler Unternehmensprozesse und verknüpft mit umliegenden Systemen. Am Beginn steht immer wieder die Frage „Was soll die Applikation machen?“ und „Was brauchen wir?“.

Wie spielt es zusammen? – Dokumentation der Verzahnung von Geschäftsprozessen und Dynamics-SystemUm die Anforderungen eines Unternehmens in einem ERP-System abzubilden, sind zunächst die Prozesse zu klären und zu dokumentieren. Hierzu gibt es verschiedene Tools und Möglichkeiten. In unseren Engagements nutzen wir bevorzugt einen Business Process Modeller, um die Geschäftsabläufe aufzunehmen. Damit können wir nicht nur die Prozesse dokumentieren, sondern auch mit Informationen anreichern, die dann später wieder in der Dokumentation der Anforderungen und der Implementierung einfließen und verknüpft werden können.

Es sind folgende Fragen zu klären:

  1. Was genau soll gemacht werden?
  2. Welche Prozesse sollen implementiert/umgesetzt werden?
  3. Wie sind diese Prozesse zurzeit dokumentiert?
  4. Welche Arbeitsschritte sind nötig, um einen Prozess zu durchlaufen?
  5. Wie ist der genaue Ablauf der Arbeitsschritte?
  6. Wer macht das? Welche Rollen sind verantwortlich?
  7. Welche Daten werden dafür benötigt?

Wenn diese Fragen beantwortet sind, so kann man daraus eine Struktur schaffen, die den Rahmen des ERP-Projektes bildet.

Ausgangslage ist in der Regel ein bereist existierendes System, welches abgelöst werden soll. Manchmal ist dieses gut dokumentiert, manchmal weniger gut. In beiden Fällen ist es sinnvoll, die Prozesse des alten Systems so zu dokumentieren, dass diese Dokumentation als Ausgangslage für das neue System genutzt werden kann. Das ist nicht nur für die Migration der Prozesse und der Daten von Relevanz, sondern auch als Basis der Diskussion, wie das neue System designt werden soll. Fast immer werden die existierenden Prozesse beibehalten und an das neue System – beispielsweise Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations – angepasst.

Mit diesem Bild positioniert Microsoft die Applikationen von Dynamics 365.

Wie spielt es zusammen? – Dokumentation der Verzahnung von Geschäftsprozessen und Dynamics-SystemDamit soll die Verzahnung der Dynamics-365-Familie mit umliegenden Applikationen ausgedrückt werden. Die Applikationen sind auf spezielle Anforderungen ausgerichtet und die Unternehmen können somit die Teile nutzen, die sie gerade brauchen. So zumindest ist die Idee. Doch wie kann das abgebildet werden?

Im letzten Blogbeitrag wurde die Problematik der Dokumentation eines ERP-Systems erläutert. Unserer Erfahrung nach ist es extrem schwierig, eine gute Dokumentation eines ERP-Systems zu strukturieren, zu erstellen und aktuell zu halten.

Geschäftsprozesse werden über die IT-Systeme abgewickelt. Doch wie sind die Geschäftsprozesse mit den Systemen verzahnt? Es ist oft nicht klar genug dokumentiert, welche Systeme und welche Daten betroffen sind, wenn ein Prozess verändert werden soll. Es werden dazu Anforderungs- und Designdokumente geschrieben, die erläutern, was zu tun ist, um einen Prozess zu ändern oder neue Daten zu nutzen – aber es fehlt der Gesamtzusammenhang …

Um diesem Zusammenhang gerecht zu werden, also das einfache und sichere Mapping zwischen Prozess und dessen Umsetzung im System zu ermöglichen, setzen wir in den Dynamics-Implementationen den Team Foundation Server (TFS) als On-Premises- bzw die Visual Studio Team Services (VSTS) als Cloud-System ein. Mit diesem Tool können wir die Prozesse in den sogenannten Epics abbilden, diese wiederum in Features und dann in User Stories aufteilen und strukturieren.

Wie spielt es zusammen? – Dokumentation der Verzahnung von Geschäftsprozessen und Dynamics-SystemDer TFS bzw VSTS ist dann die Grundlage der Dokumentation der Umsetzung der Anforderungen.

Bei geschickter Wahl des Business-Process-Modeller-Tools können wir nun die einzelnen Prozesse direkt mit den Umsetzungen verzahnen. Wenn also ein Geschäftsprozess verändert werden soll, kann man sehr einfach erkennen, welche System- und Programmteile davon betroffen sind. Wenn andererseits sich ein Feature ändert oder neue Funktionalitäten gegeben sind, so kann man sehr einfach erkennen, auf welche Prozesse dieses einwirken kann.

Wenn also die Prozesse mit den Funktionalitäten des Systems verknüpft sind, fehlt dann doch noch ein weiteres wichtiges Element in der Dokumentation: Wo sind welche Daten? Mit diesem Thema werden wir uns in einem folgenden Beitrag beschäftigen … Stay tuned!

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