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Von „Change Management“ zu „Veränderung leben“. Warum dieser Wandel bei der ERP-System-Einführung notwendig ist.

Von | ERP allgemein, Implementierung, Methodik

Von „Change Management“ zu „Veränderung leben“. Warum dieser Wandel bei der ERP-System-Einführung notwendig ist.Seit 12 Jahren arbeite ich in unterschiedlichen Rollen rund um das Thema Software Entwicklung. Einige Themen unserer digitalisierten Welt – wie Telefonie und Internetzugang im Flugzeug – habe ich  mitgestaltet. Ich war bei den ersten Personen, die wussten, dass die Freigabe für Mobilfunk an Bord erteilt wurde. Ja, es ist nicht so lange her, dass es in allen Flugzeugen hieß „Stellen Sie sicher, dass Ihre Mobiltelefone während des gesamten Fluges ausgeschaltet sind.“ Und es . Für mich ist dieser kleine Vorgang – beobachtet bei meinen Mitreisenden – immer eine Erinnerung daran, dass eine Veränderung nicht bei allen Menschen gleich ankommt und schon gar nicht gleich umgesetzt wird.

Das Bewusstsein für die große Veränderung – und ihr Management

Das Beispiel mit dem Mobiltelefon ist mit mehr Distanz betrachtet ein sehr entspanntes Beispiel für einen Veränderungsprozess. Es hat keine Konsequenzen, ob die Handys heutzutage an oder aus sind im Flugzeug. Es spielt für den Flug keine Rolle, ob und wie alle mitmachen.

Ganz anders sieht es aus, wenn sich an der Infrastruktur und damit an den Prozessen und Abläufen eines Unternehmens etwas ändert. Insbesondere jene Prozesse, die das jeweilige Unternehmen als seine Kernprozesse begreift, begründen letztlich auch den Wettbewerbsvorteil dieses Unternehmens. Wenn hier Veränderungen nicht ankommen oder nicht umgesetzt werden, dann wirkt sich das schnell nachteilig für das Unternehmen aus. Um das zu verhindern, hat sich das sogenannte Change Management etabliert, das solche Veränderungen im Unternehmen begleitet. Wann immer ein Unternehmen seine Prozesse ändert,

  • durch Ein- oder Ausgliederung,
  • durch Wachstum, oder
  • eine Neuausrichtung seines Portfolios,

wird heute versucht, diesen Veränderungsprozess durch ein entsprechendes Change Management möglichst reibungslos stattfinden zu lassen. Dazu werden die Mitarbeiter stufenweise und regelmäßig informiert, es gibt Mitarbeiterversammlungen unterschiedlicher Größe, Schulungen, Kennenlernmeetings neuer Teammitglieder, Listen mit nötigen nächsten Schritten und andere unterstützende Maßnahmen.

Die neue Wirbelsäule – oder: die ERP-System-Einführung als Veränderung, die alle betrifft

Diesen Versuch gibt es – bis zu einem gewissen Grad – auch, sobald ein Unternehmen sich entscheidet, sein ERP-System zu wechseln oder überhaupt ein ERP-System einzuführen. Haben Sie das auch schon erlebt? Für mich verhält es sich mit diesem Change Management oft genauso, wie mit der Qualitätssicherung für das betreffende ERP-System: Die Key-User beschreiben die Prozesse, es wird bis zum letzten Moment gewartet, bis die Software fertiggestellt (und hoffentlich getestet) ist Fast alle lernen zur gleichen Zeit das System das erste Mal wirklich kennen und für Fragen oder gar Kritik am implementierten Prozess ist ohnehin keine Zeit mehr.

Das Change Management in diesem Szenario erstreckte sich darauf, die Mitarbeiter darüber zu informieren, dass an Tag X der Go-live für das neue System sein wird. Vielleicht wurden auch in Informationsveranstaltungen zwischendurch ein paar erste Ergebnisse der Umsetzung präsentiert. Wenn es noch besser lief, waren nicht nur die Key-User in die Prozessbeschreibung eingebunden, sondern es gab dazu Input von verschiedenen Prozessbeteiligten.

Wenn ich jetzt aber die Frage stelle, wie viele Mitarbeiter vor dem Go-live und den Massentrainings mit dem System in Kontakt gekommen sind, es tatsächlich bedient haben und Erfahrung damit gesammelt haben, was denken Sie wird die Antwort des Unternehmens sein? Meine Erfahrung sagt mir: Sehr, sehr wenige Mitarbeiter.  Wahrscheinlich ist das Verhältnis ähnlich wie das zu den Personen, die vor der Pressemitteilung wussten, dass Mobiltelefone in Flugzeugen unbedenklich sind. Die Zahl war nicht so klein, denn der Prozess war nicht geheim und jeder, der „irgendwas mit Flugzeugen“ machte, verfolgte ihn interessiert, aber im Verhältnis zur Anzahl der Passagiere pro Jahr war sie verschwindend gering. Bei einem Softwareprodukt, das nur einmal eingeführt wird und bei dem dann das einführende Unternehmen selbst die Hoheit über die Wartung und Pflege des Systems hat, ist diese Art der Einführung dennoch plausibel und machbar. Es ruckelt sich halt zurecht. Nicht schön, aber meistens auch nicht dramatisch, man sieht einfach zu, dass die Updates nach dem Go-live gut vorbereitet sind und die Änderungen dabei so strukturiert sind, dass nicht wieder alle gleichzeitig betroffen sind, und dann läuft das schon.

Natürlich hat das Projekt das Budget gesprengt, aber so ein Projekt macht man auch nur einmal in 15 oder 20 Jahren. Es ist keineswegs der Weg, den ich für eine derartige Einführung gehen würde, aber er wurde gegangen und die allermeisten Unternehmen haben es überlebt.

Digital Transformation – der Weckruf kommt alle 6 Wochen

Mit Microsoft Dynamics 365 haben wir uns aus dieser Epoche der Softwaregeschichte verabschiedet. Die Updatehoheit liegt nicht mehr bei den einführenden Unternehmen, sondern beim Betreiber des cloudbasierten ERP-Systems. Also Microsoft. Und Microsoft sagt, es gibt 8 Updates pro Jahr. Zwei davon sind richtig groß. Die Bereiche, die aktualisiert werden, die Tiefe der Änderungen, die Anzahl der Neuerungen, all das wird von Microsoft bestimmt und gesteuert. Ganz klar ist das eine Herausforderung für die Softwareverantwortlichen des jeweiligen Kundenunternehmens, doch noch viel mehr ist es eine Herausforderung des Change Managements. Es gibt nicht mehr einen Go-live, nach dem sich alles zurechtruckelt. Die Software ändert sich ständig und zwar nicht nur ein wenig. Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass wir noch aus jedem Update an Dynamics 365 eigene Änderungen an unserer Software nachziehen mussten.

Jede dieser Änderungen bedeutet auch eine Prozessänderung für die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten. Während sie die meisten Änderungen einfach so mitnehmen in ihrem Alltag, da es sich um kleinere Änderungen für den einzelnen Mitarbeiter handelt. Aber sie werden nicht alle Änderungen, vor allem umfangreichere, mitbekommen, obwohl diese ihren Arbeitsablauf effizienter machen würden. Ein Beispiel dafür ist der größere Fokus auf Workspaces in Dynamics 365 gegenüber der Menünavigation von Dynamics AX 2012. Die Menünavigation ist immer noch möglich, der Workspace als fokussierendes Element für die konkreten Arbeitsaufgaben des Mitarbeiters ist jedoch richtig eingesetzt erheblich effizienter.

Andersherum könnten Mitarbeiter derartige Änderungen auch ohne Wissen des Unternehmensmanagements übernehmen und auf diesen ihre Arbeit aufbauen, wodurch sie die unternehmenseigenen Prozesse verändern, ohne dass sofort klar ist, ob diese Prozessänderung zum Guten oder zum Schlechten für das Unternehmen ist. Der Workspace mag gut sein, solange der Mitarbeiter tatsächlich alle seine Informationen dort findet. Was aber, wenn eine wichtige Alarmfunktion fehlt?

Bei der Regelmäßigkeit, mit der Veränderungen im System jetzt auftreten, gerät Change Management – im Sinne einer von außen gesteuerten Veränderung – innerhalb des Unternehmens an seine Grenzen.

Von „Change Management“ zu „Veränderung leben“. Warum dieser Wandel bei der ERP-System-Einführung notwendig ist.Was aber hilft, wenn Change Management nicht mehr funktioniert? Living Change – Veränderung gemeinsam (er)leben und erlernen

Die Veränderung endet heute nicht mehr mit dem Go-live. Sie setzt sich kontinuierlich fort und dasselbe gilt für den Trainingsbedarf der Mitarbeiter. Sie müssen die Möglichkeit bekommen, kontinuierlich über Veränderungen im System zu lernen und diese nachzuvollziehen. Gleichzeitig müssen sie selbst in der Lage sein, für ihre Tätigkeiten die Folgen von Veränderungen zumindest grob abschätzen zu können, oder zumindest diese Veränderungen berichten können. Das funktioniert nicht mit klassischen Schulungen. Das funktioniert aber auch nicht mit statischen Lernprogrammen außerhalb des Systems, egal ob diese online jederzeit verfügbar sind oder nicht. Diese kontinuierliche Form des Lernens und des Feedbacks, dieses „Leben in der Veränderung“ funktioniert nur in einer Trainingsumgebung, die der produktiven Umgebung möglichst nahekommt. Nur in einer solchen Umgebung können die Mitarbeiter tatsächlich den Umgang mit dem neuen, cloudbasierten Rückgrat des Unternehmens lernen, ohne dabei im Produktivsystem Schaden anzurichten.

Wir bei Sven Mahn IT sind sogar noch einen Schritt weiter gegangen. Wir ermöglichen Ihren Mitarbeitern mithilfe unseres SMIT GetFitKit nicht nur genau diese Form des Trainings, wir geben ihnen auch die Möglichkeit mit der eingebauten Zertifizierungs-Engine zu beweisen, dass sie die essenziellen Unternehmensprozesse und ihre Rolle darin verstanden haben. Das schafft Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Management. Vertrauen, auf dem sich „Veränderung leben“ als Teil der digitalen Transformation aufbauen lässt. Wenn Sie wissen möchten, wie genau das funktioniert, kontaktieren Sie uns!

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